OCR Pro: Schluss mit Abtippen von E-Mail-Dokumenten. Und mit dem Nacharbeiten schlechter Automatisierungen.

Ihre besten Leute tippen Bestellungen ab, statt Kunden zu betreuen.

PDF öffnen, Artikelnummern suchen, Mengen und Preise prüfen, Position für Position ins ERP übertragen: In vielen Unternehmen bindet die Auftragserfassung täglich wertvolle Zeit im Vertriebsinnendienst. Besonders dann, wenn Kunden unterschiedliche Formate, eigene Artikelnummern oder Freitextbeschreibungen verwenden.

OCR Pro von Pondhouse automatisiert diese Vorarbeit. Eingehende Kundenbestellungen und Angebotsanfragen werden ausgelesen, mit Ihrem Artikelstamm abgeglichen und als strukturierte Daten für die weitere Bearbeitung vorbereitet. Ihr Team konzentriert sich auf Unklarheiten, Sonderfälle und Kundenanliegen.

Und im Vergleich zu herkömmlichen Lösungen, bietet Pondhouse OCR Pro auch eine deutlich höhere Qualität - durch intelligenten Einsatz von moderner KI in Kombination mit Data Engineering.

Mehr als Texterkennung: Entscheidend ist die richtige Zuordnung.

Eine Bestellung auszulesen ist nur der Anfang. Der eigentliche Aufwand entsteht häufig danach: Welcher eigene Artikel steckt hinter einer Kundenbezeichnung? Passt die Mengeneinheit? Weicht der Preis ab? Welche Hinweise stehen im E-Mail-Text statt im Anhang?

OCR Pro unterstützt genau diese Arbeit und verbindet die Dokumentenverarbeitung mit Ihren Stammdaten und Prüfregeln.

So funktioniert der Ablauf:

- Bestellungen übernehmen: Kundenbestellungen und Anfragen aus E-Mails, PDF-Dateien, Excel-Tabellen und Scans verarbeiten.

- Inhalte erkennen und zuordnen: Positionen, Mengen, Preise, Liefertermine und weitere Angaben erfassen und Artikel gegen Ihren Katalog abgleichen.

- Unklarheiten sichtbar machen: auffällige Werte, Abweichungen und nicht eindeutig zuordenbare Positionen zur Prüfung kennzeichnen.

- Gezielt prüfen und freigeben: Ihr Team kontrolliert die vorgeschlagenen Daten, korrigiert bei Bedarf und entscheidet über Ausnahmen. Der Mensch bleibt jederzeit in Kontrolle.

- Daten ans ERP übergeben: die geprüften Auftragsdaten über einen abgestimmten Integrationsweg bereitstellen - beispielsweise per API, Webhook oder strukturierter Datei.

OCR Pro eignet sich besonders für Unternehmen, bei denen täglich viele Kundenbestellungen per E-Mail eingehen und bisher manuell erfasst werden. Dazu zählen etwa technische Händler, C-Teile-Lieferanten und Kataloghersteller mit vielen Artikelvarianten und kundenspezifischen Bezeichnungen.

Auch wenn große Kunden bereits über EDI angebunden sind, bleibt häufig ein erheblicher Anteil an PDF-, Excel- und E-Mail-Bestellungen. Genau hier setzt OCR Pro an. Ihre Kunden können ihre gewohnten Bestellwege beibehalten.

Bereits im täglichen Einsatz bei Meusburger

Die Meusburger Gruppe nutzt die Lösung im produktiven Betrieb zur Verarbeitung von Kundenbestellungen und Anfragen aus PDF, Excel und E-Mail. Dabei werden auch komplexe industrielle Artikeldaten verarbeitet.

Der Einstieg erfolgt mit Ihren echten Bestellungen.

Gemeinsam prüfen wir anhand repräsentativer Dokumente und eines Auszugs Ihres Artikelstamms, welche Positionen sich zuverlässig zuordnen lassen und wo menschliche Prüfung nötig bleibt. Daraus ergeben sich ein realistisches Automatisierungspotenzial und der passende Umfang für die Einführung.

Pondhouse begleitet die Einrichtung, die Abstimmung Ihrer Prüfregeln und die Anbindung an Ihre bestehende ERP-Umgebung. Zum Einstieg ist ein reiner Lesezugriff möglich; die Übergabe ins ERP erfolgt nach dem vereinbarten Freigabeprozess.

Zeigen Sie uns Ihre typischen Bestellungen und wir zeigen Ihnen, wie OCR Pro Ihren Auftragseingang entlasten kann.