Assistant chargé d'affaires travaux maintenance (F/H)

Missions principales :

L’Assistant(e) Chargé(e) d'Affaires Travaux Maintenance accompagne le Chargé d'Affaires dans la gestion des projets de maintenance et de travaux. Il/elle s’assure du bon suivi administratif des dossiers et du respect des échéances contractuelles, tout en optimisant la gestion des flux d’informations.

1. Préparation et gestion des contrats :

• Préparation des contrats de sous-traitance : Rédaction, préparation et suivi des contrats de sous-traitance en collaboration avec le Chargé d'Affaires.

• Mise à jour des dossiers administratifs : Suivi et actualisation des documents contractuels, des rapports de travaux et autres éléments nécessaires au bon déroulement des projets de maintenance et de travaux.

2. Gestion administrative et logistique :

• Gestion des courriers : Traitement des courriers entrants et sortants, envoi, réception et archivage des documents.

• Suivi des plannings : Aide à la gestion des plannings de maintenance et des interventions en collaboration avec l’équipe de maintenance et les sous-traitants.

• Suivi documentaire : Organisation et gestion de l’ensemble des documents administratifs liés aux projets de maintenance et travaux (factures, rapports d’intervention, documents de conformité, etc.).

3. Utilisation du logiciel TWIMM :

• Gestion des plannings de maintenance : Utilisation du logiciel TWIMM pour planifier les interventions et les maintenances, et assurer le suivi de l’avancement des tâches.

• Suivi des contrats : Gestion des contrats de maintenance via le logiciel TWIMM, en assurant le respect des engagements contractuels et des délais.

4. Assistance à la gestion des affaires :

• Support aux Chargés d'Affaires : Apporter une assistance opérationnelle au Chargé d'Affaires dans le suivi des projets en cours, la préparation des réunions, et la rédaction des documents nécessaires à la gestion des affaires.

• Communication interne : Coordination entre les équipes internes (maintenance, travaux, administration) et les partenaires externes (clients, sous-traitants).

• Compétences :

  • Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).

  • Connaissance du logiciel TWIMM (ou capacité à s’y former rapidement) est fortement souhaitée.

  • Compétences organisationnelles et gestion des priorités.

  • Connaissance des procédures administratives liées aux travaux et à la maintenance.