Assistant relations locataires (F/H)

Mission principale :
L'assistant de relation locataires est le garant de la bonne communication entre les locataires et les différents intervenants (entreprises, gestionnaires de chantiers, etc.). Son rôle est de maintenir une relation de confiance, d'anticiper et résoudre les éventuels conflits ou problèmes, et d'assurer un suivi rigoureux des travaux.

Principales Responsabilités :

1. Gestion de la Relation Locataires :

   • Assurer le lien entre les locataires, les entreprises et les autres parties prenantes du projet.

   • Être l'interlocuteur privilégié des locataires pour toutes questions liées aux travaux, aux imprévus et aux urgences.

   • Désamorcer les conflits et anticiper les blocages éventuels pour assurer un climat serein.

2. Anticipation et Gestion des Urgences :

   • Réagir rapidement en cas de situations imprévues ou urgentes, y compris en dehors des horaires de chantier.

   • Élaborer des solutions adaptées pour minimiser les désagréments pour les locataires tout en respectant les contraintes des travaux.

3. Planification des Travaux :

   • Planifier les travaux en coordination avec les locataires et les entreprises concernées.

   • S'assurer de la disponibilité du locataire et de la bonne organisation des interventions (horaires, accès, etc.).

4. Communication et Transmission d'Informations :

   • Transmettre toutes les informations relatives aux travaux aux locataires et aux entreprises, en veillant à ce que chaque partie soit bien informée des dates, des horaires et des exigences spécifiques.

   • Assurer un suivi régulier pour garantir que toutes les informations sont claires et comprises.

5. Suivi des Travaux et Vérification de leur Exécution :

   • Vérifier l'exécution des travaux directement sur le terrain, en effectuant des visites chez le locataire.

   • Contrôler la qualité des travaux réalisés et s'assurer du respect des engagements pris par les entreprises.

6. Gestion Administrative des Suivis de Chantier :

   • Assurer le suivi des travaux informatiquement, en mettant à jour les bases de données et les outils de gestion internes.

   • Préparer et archiver les rapports et documents relatifs à l’avancement des travaux.

7. Accueillir et Superviser les Entreprises :

   • Accueillir les entreprises intervenantes sur site et vérifier leur bonne installation.

   • Veiller à la présence effective du locataire lors des travaux pour garantir le bon déroulement des interventions.

Compétences et Qualités Recherchées :

• Compétences organisationnelles : Capacité à planifier, organiser et suivre plusieurs logements simultanément.

• Excellentes compétences en communication : Savoir gérer la relation avec des interlocuteurs divers (locataires, entreprises, équipe de gestion).

• Réactivité et gestion du stress : Savoir répondre aux urgences et trouver des solutions rapides.

• Autonomie et rigueur : Être capable de travailler de manière autonome et de gérer efficacement les suivis administratifs.

• Sens du service client : Faire preuve d'empathie et d'écoute active pour maintenir une relation positive avec les locataires.